Notation et assiduité des étudiants

Documentation OGE

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OGE est l’application de gestion des étudiants utilisée à l’IUT. Elle vous permet de saisir les absences, les notes des épreuves et de consulter ou d’imprimer les trombinoscopes de vos groupes d’étudiants…

L’accès à cette application s’effectue ici en utilisant vos identifiants de l’IUT (idem messagerie Zimbra IUT)

NOTE IMPORTANTE :
Il est primordial que l’association des étudiants dans leurs groupes soit à jour. Dans le cas inverse :

  • les informations retournées pour la gestion des absences seront faussées.
  • le planning des cours des étudiants dans leur messagerie Zimbra de l’IUT sera faussé.

Documentation en ligne (en cours de rédaction) :

I.Partie enseignants

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I.I.Saisir une absence, un retard ou un renvoi via l'emploi du temps

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Utilisateurs: Enseignant

Où :  Directement sur le planning en page d’accueil

Dès votre connexion, OGE affiche votre emploi du temps personnel comme ceci:

Pour saisir une ou plusieurs absences, il suffit de cliquer une séance pour faire apparaître la liste des étudiants participants a ce cours.

Par défaut, les étudiant sont présents. Il vous suffit de cliquer sur le mot “Présent” pour faire apparaître  une liste de déroulante vous permettant de saisir une absence, un retard ou un renvoi. L’enregistrement se fait automatiquement.

Enfin, vous avez la possibilité de saisir une remarque, très utile en cas de retard ou de renvoi. (cf. capture)

II.Partie administrateurs et secrétariats

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II.I.Associer les enseignants aux matières/modules

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Pour permettre à un enseignant non administrateur de saisir des notes sur une matière, celui-ci doit au préalable y être associé.

Utilisateurs:  Administrateur du département, Secrétariat, Enseignant avec droit d’administration sur l’étape

Où :  « Menu > Administration > Gérer les responsables de matières », puis choisir la session sur laquelle travailler.

Si aucune association n’a pas encore était faite, vous devriez retrouver l’arborescence des matières de la session comme ceci:

1- Repérer la matière a traiter et cliquer sur “+ Ajouter”, une popup s’ouvre vous proposant de rechercher un enseignant.

2- Saisir le début du nom ou prénom de l’enseignant à associer puis le sélectionner.

3- Préciser si l’enseignant est le responsable de sa matière ou non.

4- Fermer le popup à l’aide de la croix en haut à droite, tout est déjà enregistré.

Rappel:

  • Un enseignant associé à une matière peut créer ses épreuves et saisir ses notes.
  • Seuls les enseignants cochés ‘responsable’ ont la permission de créer les évaluations sous lesquelles les épreuves doivent êtres ratachées. Si aucun enseignant n’est coché responsable de la matière, les évaluations devront au préalable être crées par le secrétariat ou un administrateur.
  • Plusieurs enseignants peuvent être associés une à matière, responsable ou non.

=> Répéter l’opération pour chaque matières de la session.

 

II.II.Comptes utilisateurs

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Section:  Menu > Administration > 5. Comptes utilisateurs

Pour ajouter ou modifier les droits d’un enseignant vous pouvez:

  • Soit utiliser le champ de recherche si l’enseignant n’est pas dans la liste (1)
  • Soit cliquer sur le lien éditer (2)
  • Soit l’associer directement à une matière (cf chapitre 2.1), ce qui lui ouvre l’accès sur l’année concernée.

Vous pouvez ainsi une fenêtre popup avec les droits disponible dans le département en cours comme celle-ci:

Faites-vos modifications, puis fermer la fenêtre popup.

 

Deux types de profils dans OGE:

Le profil Enseignant qui ouvre l’accès à:
  • la saisie des absences
  • la saisie des notes SI l’utilisateur est associé à une matière.
Le profil Administrateur qui ouvre l’accès à:
  • la saisie des absences
  • la saisie des notes sur l’ensemble des matières
  • paramétrage des sessions
  • la répartition des étudiants par groupe
  • la gestion des comptes utilisateurs
  • paramétrage de la maquette (saisie des coefficients de matières,…)

 

Pour un utilisateur donné, on peut appliquer chaque profil soit sur un département complet, soit sur une année de formation seulement.

Exemple:  Mme XX est enseignante sur les années 3,4 et 5 du département IE, mais est aussi responsable de la 3ème année MDDOn lui affecte donc les droits d’enseignante sur le département IE, et les droits d’adminitration sur la 3ème annéee MDD, ce qui nous donne:

Coté département IE:

Coté département MDD:

 

 

 

 

 

 

 

 

III.Changer d'année universitaire pour travailler sur une promotion antérieure à celle en cours.

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Par défaut OGE permet de travailler sur les promotions d’élèves de l’année universitaire en cours.  
Pour effectuer vos traitements sur les promotions antérieur (Saisie des décision au mois de septembre, saisie de notes, édition de bulletins…), il suffit de changer l’année universitaire. Ci-dessous un exemple sur l’année universitaire 2018/2019.

 

1 – Cliquez sur la promotion en cours:
2- Un menu déroulant apparaît, sélectionnez la promo 2017/2018:

3- Travaillez comme d’habitude, vous êtes maintenant sur l’année 2017/2018:

 

 

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