Notation et assiduité des étudiants

Documentation OGE

Dernière mise-à-jour : 5 janvier 2021 par Gael GUY

OGE est l’application de gestion des étudiants utilisée à l’IUT. Elle vous permet de saisir les absences, les notes des épreuves et de consulter ou d’imprimer les trombinoscopes de vos groupes d’étudiants…

L’accès à cette application s’effectue ici en utilisant vos identifiants de l’IUT (idem messagerie Zimbra IUT)

NOTE IMPORTANTE :
Il est primordial que l’association des étudiants dans leurs groupes soit à jour. Dans le cas inverse :

  • les informations retournées pour la gestion des absences seront faussées.
  • le planning des cours des étudiants dans leur messagerie Zimbra de l’IUT sera faussé.

Documentation en ligne:

I.Partie enseignants

Dernière mise-à-jour : 5 janvier 2021 par Gael GUY

I.I.Saisir une absence, un retard ou un renvoi via l'emploi du temps

Dernière mise-à-jour : 5 janvier 2021 par Gael GUY

Utilisateurs: Enseignant

Où :  Directement sur le planning en page d’accueil

Dès votre connexion, OGE affiche votre emploi du temps personnel comme ceci:

Pour saisir une ou plusieurs absences, il suffit de cliquer une séance pour faire apparaître la liste des étudiants participants a ce cours.

Par défaut, les étudiant sont présents. Il vous suffit de cliquer sur le mot “Présent” pour faire apparaître  une liste de déroulante vous permettant de saisir une absence, un retard ou un renvoi. L’enregistrement se fait automatiquement.

Enfin, vous avez la possibilité de saisir une remarque, très utile en cas de retard ou de renvoi. (cf. capture)

I.II.Importer des notes depuis un fichier excel

Dernière mise-à-jour : 5 janvier 2021 par Gael GUY

Principe :

  • Récupérer un fichier d’export vide (ou à compléter) d’une épreuve existante
  • Le renseigner avec vos notes
  • Importer le fichier rempli dans OGE

1-Récupérer l’export de l’épreuve

Développer les détails de l’épreuve à import et cliquer sur « Exporter l’épreuve »

Vous récupérez un fichier excel avec la liste des étudiants classé par ordre alphabétique avec les notes à compléter.

2 – Remplir le fichier excel de vos notes

  • une par une
  • par copier/coller si vous disposez d’une liste triée par ordre aliphatique. Bien vérifier qu’il n’y ai pas de “décalage”.

Enfin, enregistrer le fichier renseigné sur votre disque.

3- Importer le fichier excel rempli

Développer les détails de l’épreuve à importer et cliquer sur «Importer l’épreuve »,

et sélectionner votre fichier excel.

L’importation est terminé quand le rapport s’affiche comme ceci:

 

 

 

 

 

I.III.BUT: Utiliser une épreuve sur plusieurs compétences

II.Administration

Dernière mise-à-jour : 5 janvier 2021 par Gael GUY

II.I.Groupes pédagogiques

Dernière mise-à-jour : 5 janvier 2021 par Gael GUY

Pour profiter des fonctionnalités d’OGE, les étudiants doivent au préalable être répartit dans leurs groupes pédagogiques.

Tout d’abord se rendre dans “Menu > Administration > Répartition par groupes pédagogiques” et sélectionner un semestre.

1- A gauche de l’écran se trouve l’arborescence des groupes du semestre, choisissez le groupe à remplir

2- vous avez maintenant deux listes. A gauche la liste “source” proposant par défaut tous les étudiants inscrit administrativement sur l’année. A droite, la liste du groupe choisi:

3 – déplacer les étudiants voulu dans la liste de gauche, par glisser/déposer ou en utilisant les case a cocher.

II.I.I.Remonter un groupe du semestre précédent

Dernière mise-à-jour : 5 janvier 2021 par Gael GUY

Changer la liste “source” par le contenu d’un groupe du semestre précédent et déplacer les étudiants:

II.I.II.Cas des redoublants

Dernière mise-à-jour : 5 janvier 2021 par Gael GUY

Pour déplacer un étudiant redoublant en 1ère année:

1- sélectionner le groupe de première année dans lequel sera l’étudiant

2- changer la liste “source” avec l’année dans laquelle est inscrit administrativement l’étudiant et le déplacer

II.II.Associer les enseignants aux matières/modules

Dernière mise-à-jour : 5 janvier 2021 par Gael GUY

Pour permettre à un enseignant non administrateur de saisir des notes sur une matière, celui-ci doit au préalable y être associé.

Utilisateurs:  Administrateur du département, Secrétariat, Enseignant avec droit d’administration sur l’étape

Où :  « Menu > Administration > Gérer les responsables de matières », puis choisir la session sur laquelle travailler.

Si aucune association n’a pas encore était faite, vous devriez retrouver l’arborescence des matières de la session comme ceci:

1- Repérer la matière a traiter et cliquer sur “+ Ajouter”, une popup s’ouvre vous proposant de rechercher un enseignant.

2- Saisir le début du nom ou prénom de l’enseignant à associer puis le sélectionner.

3- Préciser si l’enseignant est le responsable de sa matière ou non.

4- Fermer le popup à l’aide de la croix en haut à droite, tout est déjà enregistré.

Rappel:

  • Un enseignant associé à une matière peut créer ses épreuves et saisir ses notes.
  • Seuls les enseignants cochés ‘responsable’ ont la permission de créer les évaluations sous lesquelles les épreuves doivent êtres ratachées. Si aucun enseignant n’est coché responsable de la matière, les évaluations devront au préalable être crées par le secrétariat ou un administrateur.
  • Plusieurs enseignants peuvent être associés une à matière, responsable ou non.

=> Répéter l’opération pour chaque matières de la session.

 

II.II.I.Remonter les enseignants du semestre de l'année précédente

Dernière mise-à-jour : 5 janvier 2021 par Gael GUY

Pour accélérer l’association enseignant/matières, vous pouvez remonter celles du même semestre de l’année précédente.
1 – Cliquez ici

2 – Vous retrouvez le tableau de l’année dernière. Par défaut tous les enseignants sont cochés, décochez ceux que vous ne voulez pas remonter, puis cliquez sur “Importer les enseignant sélectionnés” en bas du tableau et le tour est joué.

II.III.Comptes utilisateurs

Dernière mise-à-jour : 5 janvier 2021 par Gael GUY

Section:  Menu > Administration > 5. Comptes utilisateurs

Pour ajouter ou modifier les droits d’un enseignant vous pouvez:

  • Soit utiliser le champ de recherche si l’enseignant n’est pas dans la liste (1)
  • Soit cliquer sur le lien éditer (2)
  • Soit l’associer directement à une matière (cf chapitre 2.1), ce qui lui ouvre l’accès sur l’année concernée.

Vous pouvez ainsi une fenêtre popup avec les droits disponible dans le département en cours comme celle-ci:

Faites-vos modifications, puis fermer la fenêtre popup.

 

Deux types de profils dans OGE:

Le profil Enseignant qui ouvre l’accès à:
  • la saisie des absences
  • la saisie des notes SI l’utilisateur est associé à une matière.
Le profil Administrateur qui ouvre l’accès à:
  • la saisie des absences
  • la saisie des notes sur l’ensemble des matières
  • paramétrage des sessions
  • la répartition des étudiants par groupe
  • la gestion des comptes utilisateurs
  • paramétrage de la maquette (saisie des coefficients de matières,…)

 

Pour un utilisateur donné, on peut appliquer chaque profil soit sur un département complet, soit sur une année de formation seulement.

Exemple:  Mme XX est enseignante sur les années 3,4 et 5 du département IE, mais est aussi responsable de la 3ème année MDDOn lui affecte donc les droits d’enseignante sur le département IE, et les droits d’adminitration sur la 3ème annéee MDD, ce qui nous donne:

Coté département IE:

Coté département MDD:

 

 

 

 

 

 

 

 

III.Changer d'année universitaire pour travailler sur une promotion antérieure à celle en cours.

Dernière mise-à-jour : 5 janvier 2021 par Gael GUY

Par défaut OGE permet de travailler sur les promotions d’élèves de l’année universitaire en cours.  
Pour effectuer vos traitements sur les promotions antérieur (Saisie des décision au mois de septembre, saisie de notes, édition de bulletins…), il suffit de changer l’année universitaire. Ci-dessous un exemple sur l’année universitaire 2018/2019.

 

1 – Cliquez sur la promotion en cours:
2- Un menu déroulant apparaît, sélectionnez la promo 2017/2018:

3- Travaillez comme d’habitude, vous êtes maintenant sur l’année 2017/2018:

 

 

Laisser un commentaire